L’idée de la gratuité et de l’universalité de l’éducation en Haïti s’est dégagée dans toutes les Constitutions de la République,  mais s’est encore mieux précisée dans celle de 1987 en ses articles 32.1 à 32.3. Article 32.1: « L'éducation est une charge de l'Etat et des collectivités territoriales. Ils doivent mettre l'école gratuitement à la portée de tous, veiller au niveau de formation des Enseignements des secteurs public et privé ». Article 32.3: « L'enseignement primaire est obligatoire sous peine de sanction à déterminer par la loi. Les fournitures classiques, et le matériel didactique, pris en charge par le Gouvernement, seront mis à la disposition des élèves au niveau de l'enseignement fondamental ».Ces principes ont été renforcés par la participation et l’entérinement par Haïti de toutes les conventions sur l’éducation pour tous.

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PROCEDURES DE GESTION FINANCIÈRE

Le MENFP étant l’agence d’exécution du projet, les modalités de gestion des fonds de celui-ci devront être compatibles avec les règles de la comptabilité publique. Le service de gestion financière veillera à ce qu’une gestion administrative et financière saine et efficace soit assurée en ce qui concerne toutes les activités mises en œuvre dans le cadre du projet.

En particulier, deux principes fondamentaux devront être respectés :

  • Celui de la séparation des fonctions d’engagement des dépenses et de paiement des dépenses ;
  • Celui de la double signature des chèques et de toute autre transaction (par exemple virement bancaire).

Pour respecter ces deux principes, il est proposé l’organisation administrative suivante :

  • Les demandes de dépenses sont engagées par le Coordonnateur de Projet;
  • Les dépenses sont exécutées (lettres de commande, contrats) par le service de gestion financière (dans le futur par la DAA);
  • Les paiements (chèques ou virements bancaires) seront préparés par le service de  gestion financière et autorisés pour la signature de deux des trois personnes habilitées à ce titre : Coordonnateur de programme, Spécialiste en GF, Ministre du MENFP. Dans ce cas, le Ministre signe en l’absence de l’un des deux premiers.

Les procédures de comptabilisation et de paiement prévoient notamment la vérification de toutes les pièces justificatives par la Comptabilité. Ces pièces consistent en factures du consultant ou fournisseur avec la certification ou validation du service accompli. Dans le cas des fournitures la certification prend la forme d’un procès verbal, constatant la conformité des biens reçus, dûment signé par les membres du comité de réception ad hoc et approuvé par la direction technique bénéficiaire ou le service concerné, le cas échéant. Dans le cas deS rapports de consultation, le comité d’evaluation constitué à cet effet devra produire un rapport de validation dûment signé par ces membres.

Le paiements seront effectués par la comptabilité sur présentation des factures, de la certification des biens ou travaux ou de la validation de la prestation du consultant. Le service de gestion financière s’assurera en particulier que la dépense est conforme aux objectifs, au budget du projet  EPT et au contrat établi en termes de quantité, prix, qualité et autres attributs, et remplit la demande de décaissement.

 Organisation et principales responsabilités

Le Coordonnateur de l´UGP engage toute dépense s’inscrivant dans le cadre de la mise en  oeuvre des composantes et sous-composantes du projet EPT, par la signature de bonds de commande, de contrats divers, de protocole d´exécution.

Le service de gestion financière est chargé de la gestion du budget du programme EPT II (tous bailleurs confondus), la tenue de la comptabilité correspondante, l’élaboration des rapports financiers, la préparation et le montage des états financiers, suivant des échéances du programme.

L’UGP est responsable du fonctionnement des services administratifs, financiers et comptables du projet EPT. Elle a également pour principale attribution, la préparation du budget du projet et le suivi de son exécution. Elle supervise les autres membres du personnel à travers son coordonnateur :

  Supervision de la comptabilité : Par le biais de la gestion financière, elle vérifie et vise      documents de saisie ainsi que les réconciliations et les analyses des comptes réalisés par le comptable qui fait la clôture mensuelle des écritures en s’assurant d’abord qu’elles sont toutes enregistrées avant la préparation des rapports financiers. Elle organise la clôture annuelle des comptes, participe à l’inventaire physique des immobilisations et prépare tout ce qui est nécessaire pour l’audit externe. Pour sa part, le contrôleur interne s’assure de toute la conformité de ce qui précède.

Les Comptables

La préparation et le montage des états financiers incombent aux comptables du projet qui les met à la disposition du Spécialiste en Gestion Financière. Parmi les principales tâches courantes du Comptable, on peut noter :

La gestion administrative et financière des contrats :

  • Le classement, le traitement et le règlement des décomptes, la gestion des cautions, le suivi budgétaire ;
  • Le suivi et l’alimentation des comptes du projet ;
  • Le traitement et le règlement des factures des fournisseurs ;
  • Le paiement des salaires ; 
  • La gestion des services généraux (gestion des biens, gestion de l’archivage des documents, gestion de la logistique).

De façon spécifique, il s’occupera de diverses activités concernées par le projet EPT, telles que :   

Gestion des contrats : il est responsable du suivi des contrats en créant un dossier pour chacun d'eux. Un numéro est attribué à chaque contrat. Il crée les comptes relatifs à chaque contrat dans la charte des comptes, et modifie le format des rapports en tenant compte de chaque nouveau contrat apparu dans le système. Pour chaque contrat, il crée un formulaire de suivi des contrats sur lequel chaque décompte doit être inclus pour empêcher des dépassements dans les rubriques des contrats. Il tient compte de la documentation à savoir regarder si les clauses du contrat sont respectées. Par exemple s’il y a des cautions, de quel type de caution, et si le pourcentage a été respecté. Ensuite, les cautions doivent être gardées dans un coffre fort.

Comptabilité : le comptable effectue la comptabilisation des factures et des avances dans les comptes y relatifs, c’est-à-dire une facture sera comptabilisée dans le compte 320 et une demande d’avance de démarrage dans le compte 140. Il passe les écritures pour les différents types de transactions effectuées dans le programme EPT II. Des sceaux doivent être prévus pour empêcher la double comptabilisation des factures : sceau « Comptabilisation » quand on comptabilise la facture par rapport au compte à payer ; sceau « Demande règlement BRH ou Direct » l’ordre de virement est préparé soit par la BRH ou par paiement direct via l´IDA ou la BID ;

Rapprochements et rapports : il fait les rapprochements des comptes tenus à la BRH avec le Grand Livre des décaissements selon les bailleurs par composante d’investissement, et la conciliation de l’avance de ces derniers. Il prépare la requête de justification et de renflouement de l’avance des bailleurs en tenant compte de leurs procédures respectives.

Le contrôleur interne

Le contrôleur interne a une mission d´appui-conseil, d´information et de vérification  auprès du service de gestion financière. Ainsi, il effectue des contrôles systématiques et des contrôles exceptionnels portant notamment sur :

  • Le respect des procédures comptables et financières ;
  • Les comptes bancaires ;
  • Les relevés de dépenses et les pièces justificatives qui les accompagnent ;
  • Le respect des procédures de passation de marchés ;
  • La matérialité des dépenses sur le terrain ;
  • L'utilisation (allocation) des fonds aux programmes de subvention et cantines scolaires;
  • La prise en compte par l'ensemble des gestionnaires des recommandations faites éventuellement par l'auditeur externe.

Au plan opérationnel :

Il détermine si le système de gestion financière et de comptabilité établi  conformément aux lois, et règlements en vigueur a été mis en place, et évalue sa performance 

Il s'assure que toutes les rentrées ont été enregistrées, réceptionnées, déposées en banque et d´une manière générale, sont justifiées conformément aux lois et règlements en vigueur ;

Il s'assure que tous les approvisionnements et paiements pour les biens, services et travaux ont été demandés, commandés, réceptionnés, examinés et payés suivant les normes établies par les lois et les règlements ;

Il s'assure de la bonne tenue des dossiers du personnel et que le barème des salaires et autres émoluments sont prévus dans les prévisions et le budget approuvé ;

Il s'assure de la sécurité du patrimoine de l’EPT, de l´efficacité, de sa garde, de son utilité et ce conformément  aux lois et règlements en vigueur et les bons principes et pratiques de comptabilité ;

Il évalue les mécanismes mis en place par rapport à leur efficacité et leur applicabilité ; par exemple, le  niveau des effectifs du personnel par rapport à la charge de travail, les achats, la qualité et la quantité des dépenses de même que la parcimonie observée dans l'utilisation des ressources ;

Faire les investigations spéciales sur demande du Coordonnateur général du projet etc.